Vier Pfeile Jahresfeier "Vierfeier 2008" Abschluss

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Plugsuit
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Vier Pfeile Jahresfeier "Vierfeier 2008" Abschluss

Beitrag von Plugsuit » Sa 29. Mär 2008, 22:09

Hallo zusammen liebe VPler,

wie versprochen möchte ich mit diesem abschließenden Newsletter die Planung und Durchführung der Vier Pfeile Jahresfeier 2008 offiziell abschließen.

Viele von euch haben mehr ("zu viel" gibt es ja gar nicht...) Freizeit als ich und haben sich schon ausgiebig im Forum zur Feier geäußert. Inzwischen ist es dort still geworden, also gehen wir mal davon aus, dass jeder seine Mitteilungsbedürfnisse zum Thema befriedigt hat. Das Unterforum bleibt aber noch eine Weile online bevor wir es ins Archiv verbannen, keine Angst.

Achso, wenn ich "ich" schreibe, meine ich meine eigene Meinung, "wir" soll als "die Organisatoren und VP Leitung" verstanden werden. ;-)

Folgende Themen finden sich in diesem Newsletter:

1. Umfrageergebnisse
2. Das Ende der Feier
3. Danksagungen
4. Euer Feedback
5. Fundsachen und andere Reste
6. Kurze Bilanz
7. Was die Zukunft bringt
8. Links

1. Umfrageergebnisse ***********************************
Wir hatten online [http://www.vierpfeile.de/vp/modules.php?name=Surveys] die Frage gestellt, welche Gründe euch an der Feier teilnehmen lassen. Da immer nur eine Antwort ausgewählt werden kann, haben wir mal "Leute treffen" als Standardantwort außen vor gelassen. Folgende Ergebnisse:

Stimmen: 52 (das entspricht nahezu 100% der Teilnehmerzahl)

8% - Die VP Leitung treffen
12% - Neugier
13% - Turniere und Programm
33% - Einfach nur feiern
35% - Musikspiele spielen

Diese Wünsche haben wir versucht mit den zur Verfügung stehenden Mitteln zu befriedigen. Es sollten möglichst viele Musikspiele spielbar sein (zeitraubende Turniere waren weniger wichtig), es gab ein spannendes Programm, aber die freie Zeit für "einfach nur spielen und feiern" überwog deutlich. Einer der größten Kritikpunkte von euch war demnach auch weder die Programmplanung und das Angebot an sich, sondern dass alles insgesamt gesehen viel zu kurz war - MOAR! wollten alle.

2. Das Ende der Feier ***********************************
Am Sonntag war ja offiziell um 14:00 Uhr Schluß, so dass jeder sein mitgebrachtes Zeug wieder mitnehmen durfte und auch die Chance hatte, rechtzeitig am Sonntag wieder daheim zu sein. Tatsächlich gab es am Nachmittag dann auch den erwarteten Run auf die Bar zum "Auschecken" bei San_Chan & Co.

Alle Orgas sind länger bzw. sogar noch bis Montag geblieben, um den ganzen Spaß wieder aufzuräumen. Wir hatten zum Glück sehr tatkräftige Hilfe am Sonntag Nachmittag zum Aufräumen, da der Trupp Österreicher von vierpfeile.at erst spät am Abend zurückflog. Außerdem waren wir so schlau und hatten gut vorgesorgt: Am Freitag bereits Putzzeug und spezielle Müllsäcke vom Rathaus besorgt und Fotos von allen Räumen gemacht! So konnten wir die Dinge dort wieder hinschleppen, wo sie anfangs standen. Die Kicker wieder in die Disco, die Klappstühle wieder in die Abstellkammer, die Sofas in das Café, etc.

Für San_Chan und mich zog sich das noch länger hin, angefangen von Flur fegen über Sachen einschließen bis hin zum Leergut sortieren und abzählen. Uff!

Am Montag sind wir beiden dann wieder hingefahren um die Rückübergabe durchzuführen. Übrigens war man mit uns im Großen und Ganzen sehr zufrieden. Es gab keine Zwischenfälle am Samstag oder Sonntag, NICHTS ist beschädigt worden, NICHTS ist geklaut worden, alles war wieder am Platz und die Getränkerechnung Bar bezahlt machte sich natürlich auch gut. Außerdem haben wir dann noch spontan entschieden, einen unserer Fernseher vor Ort zu lassen. Der 4:3 Phillipsfernseher war tierisch unhandlich und schwer und passte immer so schlecht in den Wagen. Und da das Haus nur wenige TVs hat, haben sie den gerne angenommen und sich riesig gefreut! Wir denken, so haben wir jetzt noch eher einen Stein im Brett, wer weiß ob wir da nochmal was machen wollen...

Unsere Rückfahrt nach Hannover am Montag war dann recht ereignislos, ich kann mich eigentlich auch an nichts mehr erinnern - waren wohl so tot... =_=

3. Danksagungen ********************************

Wir danken....

...allen Teilnehmern für ihr erscheinen und ihr SEHR vorbildliches Verhalten vor Ort.

...allen Helfern für ihr Engagement, ohne Hilfsbereitschaft geht sowas nicht.

...ganz besonders SilverX für seine Unterstützung als Ortsansässiger und den leckeren Salat.

...ganz besonders Knight_Saber und dem Animexx e.V. für das Insiderwissen, die Kontakte, die Sonderkonditionen und die Gastfreundschaft.

...ganz besonders Rubbinnexx für die Equipmentorganisation

...ganz besonders San_Chan für die Küchenorganisation und Seelsorge

...sowie Jedem, der nicht einfach nur "Konsument" war, sondern aktiv mitgemacht hat.

4. Euer Feedback *******************************

"Best VierPfeile-Event ever! :)
ES WAR SUPER!!!
Ich finde, dass der Titel nicht übertrieben ist, denn ein Treffen dieser Art ist (nach meinem bescheidenen Wissen) bisher einmalig bei VP und es hat sich voll und ganz gelohnt. Man trifft Leute wieder, die man länger nicht gesehen hat, lernt viele neue Leute kennen und das Wichtigste: Man hat super viel Spaß zusammen"

"Mir fällt nichts ein, was ich bemängeln würde, bis auf eines: Es war leider, leider wirklich viel zu kurz und die Zeit fliegt bei solch einem Event nur so dahin"

"OMG, die nicknames haben gesichter!!!!!!"

"Die Bar fand ich sehr gemütlich, mit der Theke, den Sofas und der Musik aus der Disco. Meine Helferschicht dort hat mir auch sehr viel spaß gemacht"

"Es war einfach zu kurz ^^ "

" mega location (besser als je gedacht) "

"Wie ich bereits an anderer Stelle erwähnte, fand ich es sehr schade, dass man mit den Leuten von der Orga einfach nichts unternehmen konnte."

"Ach DonkeyKonga fand ich echt fenomenal, einen Song zu viert zu spielen is ja mal der Hammer. Fand es nur schade das es dann weg war und nur noch das andere Trommel spiel aufgebaut war. "

"Die Küche bzw Bar oder was auch immer (super Job von San und allen Helfer(innen) hinterm Tresen)"

"Also für meinen Geschmack vieeeeeeeeeel zu schwere Fragen beim Quiz, die konnte ja echt keiner (fast)"

"Die Orgas haben wirklich eine tolle Arbeit geleistet, denn ich bin mir sicher so eine geile Feier auf die Beine zu stellen hat einiges an Energie gekostet. "

"Es war Wahnsinn! :-) Danke!"

"* Juhu, sogar ein Turnier ('nen DDR-Turnier waer' noch klasse gewesen, aber an einem Tag wohl nicht realisierbar, man koennte ja einen dranhaengen naechste Mal)
* (fast) Durchmachen in der Kueche hat richtig Spass gemacht, alle kamen mal vorbei und haben sich 'nen Brot, Tee, Ramen oso abgeholt und man konnte kurz quatschen.
* Es gab Ramen. Ich war ja so gluecklich."

"(Abzug in der B-note: Burakku und Tiger waren nicht da)."

"Ich kann dem absolut nichts entgegensetzen. War eine absolut geile Feier und ich kann es kaum erwarten das sich diese Feier 2009 wiederholt.."

5. Fundsachen und andere Reste *******************************

Die Fundsachen konnten alle zugeordnet werden.
Leider sucht Tiana immer noch ein Brillenetui, falls das jemand hat...

San_Chan und ich essen immer noch Dinge die bei der Feier übrig geblieben sind. Vorgestern ist die Nutella alle geworden! Die Marmelade wird noch einige Zeit halten und die Remoulade auch. Soviel Kartoffelsalat und HotDog können wir nicht essen... ;-)
Einige verderbliche Lebensmittel wie Milch haben wir vor Ort dem Haus 11 geschenkt. Ein paar Sachen wie das restliche Obst zum Beispiel mussten wir wegschmeißen. Da ihr kaum Äpfel gegessen habt, war die Kiste noch fast voll. Da konnten wir es nicht übers Herz bringen die wegzuschmeißen und haben die bei einem Bauernhof abgegeben.

6. Kurze Bilanz ***********************************************

Wie versprochen möchten wir die Bilanz der Feier in groben Zügen veröffentlichen. Wir sind ja weder Firma noch Verein und haben diese Feier just for fun gemacht. "Einnahmen" sind uns nicht entstanden. Die Anmietung des Gebäudes etc. habe ich privat auf meine eigene Verantwortung durchgeführt.

Falls euch interessiert wie wir generell unsere Events finanzieren: Ich habe ein extra Vier Pfeile Konto bei meiner Bank eingerichtet, auf dem immer ein paar Hundert Euro "Puffer" sein sollen. Alle Aktionen, seien es Sammelbestellungen oder Events, sind immer darauf angelegt, kein Minus zu machen. Manchmal lässt sich das nicht vermeiden bzw. wir verkalkulieren uns. Manchmal läuft es aber auch gut und wir machen ein wenig plus. So können wir beispielsweise die Kontogebühren und die Servergebühren, die Domainkosten, Werbeflyer etc. finanzieren. Es ist aber immer ein hartes Brot, wir müssen ganz genau überlegen was wir kaufen können und was nicht. Beispielsweise würden wir gerne ein Werberollo kaufen, dass wir dann auf Events an unserem Tisch aufstellen könenn, sowas kostet aber über 300.- Euro...

Von der Feier hätte mehr übrig bleiben sollen als am Ende herausgekommen ist, aber leider gab es einen unerwarteten Preisanstieg bei den Getränken von dem wir 2007 noch nichts wussten und 2008 nicht informiert wurden, so dass wir erst vor Ort mit den höheren Preisen konfrontiert wurden. Dann haben wir entschieden, die Mehrkosten zum Großteil von unserer Feier-Geld-Reserve zu deckeln. Ihr habt davon gar nichts mitbekommen, da wir die alten Preise 2007 nicht weitergesagt hatten.
Von daher haben wir unser Ziel, bis zu 400.- Plus zu machen um für spätere Events Puffer zu haben, natürlich überhaupt nicht erreicht.
Ich bin jedoch froh, dass wir nicht im Minus gelandet sind, das ist das Wichtigste:

Einnahmen: 2272.-€
Eintritt 1690.-
Getränkevorschuss 520.-
Versteigerung von VP Zeug 62.-

Ausgaben: 2229.-€
Miete 300.-
Getränke 630.-
Verpflegung 992.-
Equipment und Preise 213.-
Sonstiges 94.-

Damit haben wir am Ende +43.-€ erreicht.
Die nicht verbratenen Preise sind eingerechnet, die 4 Walkietalkies nicht.

7. Was die Zukunft bringt *************************************

Das nächste Admin-Treffen ist erst im Mai, dort werden wir sicher auch über die Vierfeier sprechen und Pläne für die Zukunft schmieden.
Das Einzige was mich davon abhält nochmal die Organisation zu übernehmen ist die Tatsache, dass man als Orga einfach praktisch keine Freizeit hat und dann noch doppelt so lange vor Ort ist wie der Rest und in den Monaten davor zusätzlich noch tagelang Arbeit investiert. Und dann alles für 24h Bespaßung von anderen Leuten...
Naja, aber im Laufe der Zeit vergisst man ja typischerweise die negativen Seiten und freut sich wieder händereibend auf die Organisation und das positive Feedback der Leute!

Eins sage ich euch aber, wenn es dann wieder sowas heißt wie "WTF, warum Stuttgart?" dann sage ich nur noch: Vertraut uns doch mal! ;-)

Wer jetzt selbst auf den Geschmack gekommen ist und gerne eine weitere Feier in dem Maßstab organisieren möchte, sollte sich bei uns melden.

So denn, ich hoffe der Newsletter war interessant und keine Zeitverschwendung für euch.

Bis zum nächsten Mal!

(Der Verteiler wird jetzt gelöscht, eine weitere "Massenmail" wird es nicht geben)

8. Links ******************************************************

Vierfeier Unterforum: http://www.vierpfeile.de/vp/modules.php ... forum&f=56

Vierfeier Feedbackforum:
http://www.vierpfeile.de/vp/modules.php ... forum&f=57

Bilder: http://www.vierpfeile.de/vp/modules.php ... pic&t=5207

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Re: Vier Pfeile Jahresfeier "Vierfeier 2008" Absch

Beitrag von Senbei-Sama » So 30. Mär 2008, 17:09

Plugsuit hat geschrieben:Für San_Chan und mich zog sich das noch länger hin, angefangen von Flur fegen über Sachen einschließen bis hin zum Leergut sortieren und abzählen. Uff!
*hust*
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